Le spese di rappresentanza

Le spese di rappresentanza sono quelle spese, sostenute e documentate, “per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore” (comma 1 D.M. 19/10/2008). Ma quali sono nello specifico le spese di rappresentanza?
Sono tutte quelle spese che un’attività o un libero professionista devono sostenere per ampliare la propria rete di contatti, per farsi conoscere e crearsi un’immagine all’interno ed esterno del territorio di operatività. La festa aziendale di fine anno, il viaggio per la promozione di un prodotto, la trasferta per l’inaugurazione di una nuova sede: sono tutti esempi di spese di rappresentanza.
In parole povere, queste sono quindi i costi sostenuti dall’impresa per promuovere e consolidare la propria attività.
Le spese di rappresentanza, per rientrare in questa categoria, devono avere specifiche caratteristiche quali:
la gratuità del bene in capo al percettore;
la finalità promozionale dell’azienda;
la creazione di un beneficio economico per l’azienda, anche solo potenziale.
Possono quindi essere ritenute spese di rappresentanza:
Le spese sostenute per viaggi turistici nel corso dei quali vengano svolte attività promozionali dei prodotti dell’impresa.
Le spese sostenute per feste e intrattenimenti organizzati in occasione di particolari ricorrenze della vita dell’impresa o di festività, nazionali o religiose.
Le spese sostenute per banchetti e intrattenimenti in occasione dell’apertura di nuovi uffici dell’impresa.
Le spese sostenute per feste e altri eventi conviviali in dipendenza di fiere e simili sostenute per l’impresa.
Le spese sostenute per servizi e beni distribuiti gratuitamente durante convegni, seminari e simili, per esempio per i gadget.
Le spese legate alla sponsorizzazione e pubblicità della propria attività, volte ad aumentare il prestigio della stessa. L’unica condizione per questa specifica è che sia accertato che non ci sia un ritorno commerciale diretto.
Le spese di rappresentanza hanno un limite quantitativo, unitario e sono soggette al principio di inerenza.
Partendo dal limite quantitativo, questo definisce la soglia massima entro cui rientrano le spese di rappresentanza sostenute e se possono essere giustificate rispetto al volume di business dell’attività. Questo è anche definito come requisito di congruità ed inerenza delle spese di rappresentanza.
Se questo limite viene superato, sarà previsto l’aumento del reddito in dichiarazione dei redditi.
Il limite unitario, in base all’art. 108 comma 2 del Tuir – Testo unico imposte sui redditi delimita la misura massima delle spese sostenute per l’acquisto di beni distribuiti gratuitamente a fornitori o clienti che è di 50,00€ totalmente deducibile dal reddito di impresa.
Infine, il principio di inerenza definisce che le spese di rappresentanza per essere considerate come tali e quindi poter essere dedotte ai fini di IRPEF/IRES, devono essere sostenute per l’attività di impresa. Secondo quando sancito dal Decreto sulla Crescita e l’Internazionalizzazione delle imprese, le spese di rappresentanza sono deducibili dal reddito per mezzo del modello Redditi (ex modello unico).
Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di imposta in cui sono state sostenute. Ciò non vuol dire che però siano deducibili per la totalità dell’importo speso. Esistono i cosiddetti limiti di deducibilità.
Secondo tale limite, ai fini di IRES/IRPEF, sono deducibili al 100% dal reddito di impresa le spese che non superino il valore unitario di 50,00 €. Qualora questo limite venisse superato, è necessario verificare il limite dell’importo annuo massimo che si ottiene applicando ai ricavi della gestione, le percentuali sotto dettagliate:
1,5% dei ricavi e proventi da 0 fino a 10 milioni di euro.
0,6% dei ricavi e proventi tra i 10 milioni e i 50 milioni di euro.
0,4% dei ricavi e proventi che eccedono i 50 milioni di euro.
Inoltre, le spese sostenute in favore dei dipendenti, sono da considerarsi inerenti all’attività di impresa se sostenute con finalità educative, di istruzione, ricreazione, assistenza sociale sanitaria o di culto. In questo caso, sono completamente deducibili dalle imposte sui redditi, nel limite del 5 per mille dell’ammontare delle spese sostenute per lavoro dipendente risultanti dall’ultima dichiarazione dei redditi. Allo stesso modo della questione deducibilità delle spese, anche la detraibilità dall’IVA è concessa dallo stesso Decreto sulla Crescita ed Internazionalizzazione delle imprese.
In generale, l’IVA relativa alle spese di rappresentanza sostenute (inclusi quelle per gli omaggi) è detraibile se il costo unitario è pari a 50,00 €. Le spese di importi superiori, al contrario, non beneficiano della detrazione dell’IVA.
Pertanto, per le spese di rappresentanza è ammessa anche nel 2021 la detraibilità IVA totale delle “spese di vitto e alloggio per ospitare clienti in occasione di mostre, fiere ed eventi simili e/o per le trasferte dei propri dipendenti e/o collaboratori”, mentre “non è ammessa la detrazione dell’IVA relativa alle spese di rappresentanza, tranne quelle sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore a 50,00 €”.
Detto in altre parole, è ammessa la detraibilità IVA al 100% soltanto per spese di rappresentanza di importo non superiore a 50 €, negli altri casi vige il regime fiscale di indetraibilità totale. Le spese sostenute per il vitto, l’alloggio e la somministrazione di alimenti e bevande per clienti – in generale, quindi, le spese di ospitalità per i clienti – vanno computate nel limite del 75% del loro ammontare. Sono escluse da tale limitazione solo le spese di vitto e alloggio sostenute da dipendenti e collaboratori in occasioni di trasferte al di fuori del territorio comunale di lavoro.
Pertanto, questo tipo di spesa di rappresentanza dovrà prima essere ridotta al 75% e poi cumulata alle altre spese di rappresentanza e confrontate con precedenti limiti stabiliti in base al reddito.
In altri termini, le spese di vitto e alloggio qualificabili come spese di rappresentanza devono essere assoggettate:
In via preliminare, al limite di deducibilità del 75% (art. 109 co. 5 del TUIR);
Successivamente, al limite previsto per le spese di rappresentanza (art. 108 co. 2 del TUIR), ai sensi del quale l’importo delle spese sopra citate (già ridotto al 75%) deve essere sommato all’importo delle altre spese di rappresentanza.